Ruel Ombaga Satria Saleilei, Abdyasya Ratzinger Kahulubi, Edo Frasetio

Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang

taimarat0813@gmail.com, abdyasaratzinger@gmail.com, edofrasetio93@gmail.com

Abstrak

Ketersediaan data stok suku cadang yang akurat menjadi salah satu penentu kelancaran operasional bengkel resmi Honda (AHASS). Namun pada praktiknya, proses pencocokan data stok masih banyak dikerjakan secara manual sehingga rawan selisih antara catatan sistem dan kondisi fisik gudang. Artikel ini membahas hasil kerja praktik berupa perancangan dan implementasi Sistem Rekonsiliasi Stok Otomatis berbasis web di AHASS Terang Anugerah. Sistem dibangun dengan framework Laravel dan basis data MySQL menggunakan arsitektur Model-View-Controller, dilengkapi mekanisme Role-Based Access Control untuk membedakan hak akses Admin dan Mekanik. Hasil implementasi menunjukkan sistem mampu mempercepat identifikasi selisih stok, menyederhanakan proses stock opname, dan menghasilkan laporan inventaris yang lebih akurat dibandingkan proses manual sebelumnya.

Pendahuluan

Kerja praktik menjadi jembatan antara teori yang dipelajari mahasiswa di bangku kuliah dengan persoalan nyata yang terjadi di industri. Salah satu area operasional yang kerap menghadapi tantangan adalah manajemen logistik, khususnya pengelolaan inventaris suku cadang atau spare part.

Berbeda dari barang jadi pada umumnya, suku cadang di sebuah bengkel bisa mencapai ratusan hingga ribuan jenis (SKU) dengan pergerakan keluar-masuk yang tinggi untuk mendukung aktivitas servis kendaraan. Kondisi ini membuka peluang munculnya selisih stok, yaitu ketidaksesuaian antara jumlah fisik barang di rak gudang dengan saldo yang tercatat di sistem.

Ada tiga penyebab utama selisih data yang ditemukan di lapangan. Pertama, kesalahan manusia (human error) saat aktivitas input sedang padat, misalnya salah memasukkan kode suku cadang yang mirip. Kedua, keterlambatan pencatatan (update delay), di mana transaksi fisik sudah selesai tetapi baru diinput ke sistem beberapa jam kemudian atau bahkan keesokan harinya. Ketiga, proses verifikasi yang masih konvensional, yaitu mencetak laporan lalu mencocokkannya secara visual satu per satu, yang lambat dan boros waktu kerja staf gudang.

Dampaknya terasa langsung pada operasional. Jika data sistem menunjukkan stok tersedia padahal fisiknya kosong, proses servis bisa tertunda. Sebaliknya, kelebihan stok akibat data yang tidak akurat akan membekukan modal kerja perusahaan dalam bentuk barang yang tidak bergerak (dead stock).

Berangkat dari persoalan tersebut, kerja praktik ini mengusulkan solusi berupa Sistem Rekonsiliasi Stok Otomatis Berbasis Web. Dengan sistem ini, verifikasi data tidak perlu menunggu audit bulanan — begitu petugas melakukan perhitungan fisik harian atau mingguan, sistem otomatis mencocokkan data transaksi, dan setiap selisih langsung memicu indikator peringatan (alert) yang bisa segera ditindaklanjuti.

Profil Mitra: AHASS Terang Anugerah

Mitra kerja praktik ini adalah AHASS (Astra Honda Authorized Service Station), jaringan bengkel resmi Honda yang menyediakan layanan servis, perawatan, perbaikan, serta penjualan suku cadang asli Honda sesuai standar operasional PT Astra Honda Motor. Sebagai bengkel resmi, AHASS Terang Anugerah membawahi beberapa fungsi kerja, mulai dari Kepala Bengkel, Service Manager, Admin, Kepala Gudang, Staff Sparepart, Kasir, hingga Customer Service.

Meski sebagian proses bisnisnya sudah terkomputerisasi, rekonsiliasi stok antara catatan sistem dan hasil stock opname fisik masih banyak dilakukan secara manual. Beberapa persoalan yang teridentifikasi dari hasil observasi antara lain: perbedaan stok fisik dan data sistem, proses pengecekan yang memakan waktu lama, risiko kesalahan input petugas, sulitnya menelusuri penyebab selisih stok, keterlambatan pembuatan laporan, hingga minimnya informasi stok secara real-time.

Persoalan operasional ini berimbas pada tiga sisi sekaligus: pelayanan pelanggan yang melambat, potensi kerugian finansial akibat kesalahan perencanaan pembelian barang (overstock maupun stockout), serta laporan manajerial yang kurang akurat untuk pengambilan keputusan.

Metodologi Pengembangan

Pengembangan sistem mengadaptasi model Waterfall, disesuaikan dengan linimasa kerja praktik di perusahaan, dengan lima tahap berurutan:

• Analisis Kebutuhan — observasi langsung ke gudang, wawancara dengan supervisor, dan pengumpulan dokumen pencatatan stok sebagai acuan format data.
• Desain Sistem — pemodelan dengan Unified Modeling Language (Use Case Diagram dan Activity Diagram), perancangan basis data dengan Entity Relationship Diagram, serta pembuatan wireframe antarmuka.
• Pengodean — penerjemahan desain menjadi program yang mampu membandingkan data fisik gudang dengan data transaksi sistem, dan menampilkan selisihnya secara otomatis.
• Pengujian — dilakukan bersama pembimbing lapangan menggunakan metode Black-Box Testing untuk memastikan seluruh fitur berjalan sesuai spesifikasi.
• Implementasi dan Evaluasi — sistem diunggah ke server lokal perusahaan, disimulasikan penggunaannya oleh operator gudang, dan hasil umpan balik pengguna dijadikan bahan evaluasi akhir.

Secara teknis, sistem dibangun menggunakan framework Laravel dengan pola arsitektur Model-View-Controller (MVC) agar pengelolaan data, logika bisnis, dan tampilan tetap terpisah secara terstruktur, serta basis data MySQL untuk menyimpan data pengguna, sparepart, transaksi barang masuk dan keluar, hingga pengajuan kebutuhan suku cadang oleh mekanik.

Rancangan dan Fitur Utama Sistem

Sistem yang diberi nama Honda Parts Inventory Management System (IMS) dirancang dengan sejumlah halaman fungsional berikut:

• Halaman Login — autentikasi pengguna dengan email dan kata sandi, sekaligus mengarahkan tampilan sesuai peran (role) masing-masing pengguna.
• Dashboard Inventaris — menyajikan ringkasan metrik seperti total SKU, jumlah barang masuk dan keluar, grafik pergerakan bulanan, serta daftar suku cadang dengan status stok rendah.
• Data Barang — pengelolaan master data sparepart lengkap dengan pencarian, filter kategori dan status stok, serta informasi kode, satuan, lokasi rak, dan stok minimum.
• Barang Masuk dan Barang Keluar — pencatatan transaksi penerimaan dari supplier maupun pemakaian sparepart untuk servis kendaraan, dilengkapi ringkasan statistik dan opsi ekspor laporan.
• Laporan — fasilitas menghasilkan laporan rekap barang masuk/keluar dengan filter tanggal, kategori, dan mekanik, yang dapat diunduh dalam format PDF maupun Excel.
• Kelola User — fitur khusus Administrator untuk mengatur akun, peran, dan status pengguna sistem.

Untuk menjaga keamanan data, sistem menerapkan Role-Based Access Control (RBAC) yang membedakan wewenang antara Admin — yang dapat mengelola data barang, transaksi, persetujuan pengajuan sparepart, laporan, dan pengguna — dengan Mekanik, yang dapat mengecek stok, melihat dashboard, dan mengajukan permintaan sparepart sesuai kebutuhan servis.

Hasil dan Pembahasan

Pengujian sistem dilakukan dengan metode Black-Box Testing terhadap fungsi-fungsi utama, seperti pencarian data barang, pengajuan request part oleh mekanik, hingga proses logout. Seluruh skenario pengujian menunjukkan hasil yang sesuai dengan harapan: data yang dicari muncul sesuai kata kunci dan kategori, pengajuan request part berhasil terkirim ke admin dengan nomor referensi, dan sesi pengguna berakhir dengan benar saat logout.

Setelah diimplementasikan, sistem terbukti membantu mengurangi kesalahan pencatatan data inventaris, mempercepat identifikasi selisih stok, dan menyederhanakan proses stock opname yang sebelumnya dilakukan secara manual. Laporan persediaan yang dihasilkan pun lebih cepat tersedia dan lebih akurat, sehingga manajemen AHASS Terang Anugerah dapat mengambil keputusan pengadaan dan pengelolaan stok dengan lebih tepat.

Kesimpulan

Implementasi Sistem Rekonsiliasi Stok Otomatis Berbasis Web di AHASS Terang Anugerah berhasil menjawab kebutuhan akan pengelolaan inventaris suku cadang yang lebih akurat, cepat, dan real-time. Dengan arsitektur MVC berbasis Laravel dan MySQL, serta penerapan RBAC untuk memisahkan hak akses Admin dan Mekanik, sistem ini mampu menggantikan sebagian besar proses rekonsiliasi manual yang sebelumnya rawan human error dan memakan waktu.

Ke depan, sistem ini masih terbuka untuk dikembangkan lebih lanjut, di antaranya melalui penambahan notifikasi stok otomatis via email atau WhatsApp saat stok mencapai batas minimum, integrasi langsung dengan sistem servis dan penjualan agar stok berkurang otomatis setiap kali sparepart digunakan, serta penambahan dashboard analitik untuk memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data historis. Pengembangan-pengembangan tersebut diharapkan membuat pengelolaan inventaris suku cadang di AHASS Terang Anugerah semakin efektif, akurat, dan terintegrasi.

Artikel ini disusun berdasarkan Laporan Kerja Praktik Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang, tahun akademik 2025/2026, dengan lokasi kerja praktik di AHASS Terang Anugerah.