By admin 
Tangerang Selatan – Kalau selama ini kita sering mendengar cerita UMKM yang masih mengandalkan buku catatan untuk mencatat penjualan, kondisi serupa juga terjadi di Pangkalan Adi Jaya Gas, sebuah usaha distribusi gas LPG dan air minum galon yang berlokasi di Jl. Puskesmas, Kel. Tanah Tinggi, Kec. Tangerang. Setiap hari, transaksi penjualan gas dan galon kepada pelanggan eceran maupun kulakan masih dicatat secara manual di buku tulis besar, sehingga sering muncul kendala seperti salah hitung kembalian, data yang tercecer, sampai proses rekap penjualan di malam hari yang memakan waktu cukup lama.
Melihat kondisi tersebut, tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang (UNPAM), yaitu Adi Sucipto, Ahmad Sofyan, dan Muhamad Ferdiansyah, mengambil kesempatan ini sebagai topik Kerja Praktek mereka. Ketiganya merancang dan membangun Sistem Informasi Penjualan dan Kasir (Point of Sales) berbasis web yang dikhususkan untuk membantu operasional harian Pangkalan Adi Jaya Gas, agar pencatatan manual yang selama ini berjalan bisa beralih ke sistem digital.
Sebelum mulai membangun aplikasi, tim mahasiswa lebih dulu turun langsung ke lokasi usaha. Mereka melakukan observasi untuk melihat bagaimana kasir melayani pembeli, bagaimana truk agen menurunkan pasokan gas baru, dan seperti apa repotnya proses pencatatan manual selama ini. Selain itu, mereka juga mewawancarai langsung pemilik usaha, Bapak Supriyono, untuk menggali kebutuhan sistem, harapan terhadap aplikasi yang akan dibuat, hingga daftar harga modal dan harga jual produk secara rinci. Tidak berhenti di situ, tim bahkan ikut turun tangan membantu menghitung jumlah tabung gas kosong di lapangan, agar benar-benar memahami perbedaan antara stok isi dan stok kosong secara nyata, bukan hanya sekadar teori.
Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, yang berjalan pada komputer lokal milik toko. Pemilihan teknologi ini disesuaikan dengan kondisi UMKM yang mengutamakan efisiensi biaya, sehingga aplikasi bisa langsung dipakai tanpa perlu membeli perangkat baru yang mahal. Tampilan aplikasinya pun dibuat berbasis web, sehingga bisa dibuka langsung lewat browser seperti Google Chrome, tanpa proses instalasi yang rumit, dan mudah dipelajari meski oleh kasir yang belum terlalu mahir menggunakan komputer.
Salah satu fitur utama dari sistem ini adalah halaman kasir digital yang menggantikan kebiasaan mencatat di buku tulis. Tampilan halaman kasir dibagi menjadi dua bagian.
Bagian kiri menampilkan daftar produk yang dijual, lengkap dengan sisa stok, harga eceran, dan harga kulakan. Di bagian atas halaman ini, kasir tinggal memilih jenis pembeli yang sedang dilayani, apakah pembeli eceran (rumahan) atau pembeli kulakan (warung). Begitu kategori pembeli dipilih, sistem akan otomatis menampilkan harga yang sesuai tanpa kasir perlu menghafal daftar harga satu per satu. Sementara bagian kanan berfungsi sebagai keranjang belanja digital, yang menampilkan rincian barang yang dibeli, total tagihan, hingga nominal kembalian yang harus diberikan kepada pelanggan.Fitur lain yang menjadi keunggulan sistem ini adalah pengelolaan stok gas dan galon secara real-time, yang dipisahkan menjadi dua kategori, yaitu stok isi (barang siap jual) dan stok kosong (tabung atau galon kosong yang siap ditukarkan kembali ke agen). Setiap kali ada transaksi penjualan, sistem secara otomatis mengurangi jumlah stok isi dan menambah jumlah stok kosong, karena pembeli biasanya meninggalkan tabung atau galon kosong miliknya di toko. Sebaliknya, ketika truk agen datang membawa pasokan baru, kasir hanya perlu memasukkan jumlah barang yang diturunkan, dan sistem akan otomatis menambah stok isi sekaligus mengurangi stok kosong, karena wadah-wadah kosong tersebut dibawa kembali oleh agen. Dengan logika timbal balik seperti ini, pemilik usaha tidak akan lagi kehilangan hitungan jumlah tabung atau galon yang beredar.
Selain itu, sistem ini juga dilengkapi dengan halaman khusus untuk mencatat kedatangan barang dari agen (restok), yang berhasil menggantikan fungsi buku besar gudang yang biasa digunakan oleh Bapak Supriyono. Sistem juga sudah dilengkapi fitur laporan transaksi harian otomatis, yang langsung merangkum seluruh hasil penjualan dan total uang masuk pada hari itu, sehingga pemilik toko tidak perlu lagi merekap nota satu per satu sampai larut malam hanya untuk mengetahui kondisi keuangan usahanya.
Untuk menjaga keamanan data, sistem ini juga menerapkan pembagian hak akses pengguna. Pemilik usaha memiliki akses penuh, mulai dari halaman kasir, pengaturan harga barang, pengecekan stok gudang, hingga laporan penjualan harian. Sementara kasir hanya bisa mengakses halaman transaksi dan halaman penerimaan barang dari agen, tanpa bisa mengubah harga dasar produk. Pembagian ini dibuat agar data keuangan toko tetap aman dan hanya bisa dilihat oleh pihak yang berwenang.
Setelah seluruh fitur selesai dikembangkan, tim mahasiswa melakukan pengujian sistem menggunakan metode Black-Box Testing, yaitu pengujian yang dilakukan langsung pada tampilan aplikasi, layaknya kasir yang sedang melayani pembeli sungguhan. Mereka mencoba berbagai skenario transaksi, mulai dari memilih jenis pembeli eceran maupun kulakan untuk memastikan harga berubah dengan benar, hingga memasukkan nominal uang tunai dalam jumlah besar untuk memastikan perhitungan kembalian benar-benar akurat tanpa selisih sepeser pun. Dari hasil pengujian tersebut, seluruh fitur utama aplikasi dinyatakan berhasil berjalan 100 persen sesuai dengan kebutuhan, tanpa ditemukan kendala berarti pada perhitungan harga, pengurangan stok, maupun penyimpanan data transaksi.
Pemilik Pangkalan Adi Jaya Gas, Bapak Supriyono, menyambut baik kehadiran sistem kasir digital ini. Dengan adanya aplikasi ini, ia tidak perlu lagi pusing menghitung uang dan sisa barang secara manual, karena rangkuman pendapatan toko sudah bisa dilihat dengan cepat dan akurat. Selain itu, ia juga bisa lebih mudah memantau kapan harus menghubungi agen Pertamina untuk meminta pengiriman stok gas baru, berkat data stok isi dan stok kosong yang selalu terbarui secara real-time.
Kegiatan Kerja Praktek ini berjalan di bawah bimbingan Ibu Ines Heidiani Ikasari, S.Si., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang. Sepanjang proses penyusunan laporan, tim mahasiswa banyak mendapatkan arahan dan masukan dari beliau, mulai dari tahap analisis kebutuhan sistem hingga penyusunan laporan akhir.
Bagi Adi Sucipto, Ahmad Sofyan, dan Muhamad Ferdiansyah, kegiatan Kerja Praktek ini menjadi kesempatan berharga untuk mempraktikkan langsung ilmu yang selama ini hanya dipelajari di bangku kuliah, seperti membuat tampilan website, mengatur database MySQL, hingga merancang logika program, dan menerapkannya untuk membantu menyelesaikan masalah nyata yang dihadapi oleh pelaku usaha kecil di lingkungan sekitar.
Meski aplikasi ini sudah berjalan dengan baik dan siap digunakan, tim mahasiswa juga menyiapkan beberapa rencana pengembangan untuk ke depannya. Beberapa di antaranya adalah penambahan fitur laporan dalam bentuk grafik harian, mingguan, dan bulanan agar pemilik usaha lebih mudah memantau perkembangan bisnis, fitur pencatatan data pelanggan tetap untuk mendata pelanggan setia atau pemilik warung langganan, hingga rencana mengubah sistem menjadi berbasis online agar bisa diakses dari mana saja melalui internet. Selain itu, tim juga mengusulkan adanya fitur pengingat otomatis ketika stok barang sudah menipis, serta penambahan modul pencatatan keuangan sederhana untuk menghitung keuntungan bersih toko setiap bulannya.
Dengan hadirnya sistem informasi penjualan dan kasir berbasis web ini, Pangkalan Adi Jaya Gas kini bisa melayani pelanggan dengan lebih cepat, mencatat transaksi dengan lebih rapi, serta mengelola stok gas dan galon dengan lebih akurat. Inovasi sederhana dari mahasiswa Teknik Informatika UNPAM ini diharapkan dapat menjadi contoh bagaimana ilmu yang dipelajari di kampus bisa memberikan manfaat nyata bagi pelaku UMKM di lingkungan sekitar.