Bayangkan malam Sabtu di sebuah resto yang juga jadi tempat perayaan ulang tahun sekaligus lokasi gathering kantor di ruangan sebelah. Dapur sibuk, bar tak pernah berhenti menyeduh, dan di sudut gudang, seseorang mencatat berapa botol sirup yang baru saja habis. Bukan sekadar angka di balik catatan sederhana itu ada ritme kerja, ada tanggung jawab, dan ada cerita tentang bagaimana sebuah bisnis kuliner terus menyesuaikan diri dengan zamannya. Itulah gambaran keseharian di Umatis Resto & Venue, BSD City, tempat lahirnya sebuah sistem bernama Barventis.

Barventis dikembangkan oleh tiga mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang sebagai bagian dari program Kerja Praktik mereka. Tapi ini bukan sekadar tugas kuliah yang selesai begitu laporan dikumpulkan ini cerita tentang bagaimana kebutuhan nyata sebuah usaha bertemu dengan semangat belajar mahasiswa, dan menghasilkan sesuatu yang benar-benar dipakai sehari-hari.

Ketika Bisnis Tumbuh, Cara Kerja Pun Ikut Berkembang

Umatis Resto & Venue punya identitas yang cukup unik: nuansa Bali yang hangat, hadir di tengah hiruk-pikuk kawasan BSD City yang modern. Ornamen pajeng dan angkul-angkul menyambut pengunjung, seolah mengajak mereka melangkah keluar sejenak dari rutinitas kota. Namun di balik suasana yang menenangkan itu, Umatis sebenarnya menjalankan dua peran sekaligus: sebagai restoran yang melayani tamu setiap hari, dan sebagai venue yang menampung berbagai momen penting orang lain ulang tahun, pernikahan, hingga pertemuan korporat.

Dua peran ini artinya dua ritme kerja yang berbeda harus berjalan berdampingan. Hari ini mungkin tenang, hanya melayani tamu makan siang. Besok lusa, bisa jadi ada acara besar yang butuh persiapan bahan baku dalam jumlah jauh lebih banyak. Semakin ramai dan semakin sering acara berlangsung, semakin terasa juga kebutuhan akan cara kerja yang lebih terstruktur bukan karena ada yang salah dengan cara lama, tapi karena bisnis yang berkembang memang wajar membutuhkan alat bantu yang ikut berkembang bersamanya.

Dari sinilah muncul gagasan untuk mendigitalkan pencatatan stok bahan baku di area bar, sejalan dengan semangat transformasi digital yang kini banyak dijalani pelaku usaha kuliner di Indonesia bukan sebagai keharusan yang menakutkan, tapi sebagai langkah alami mengikuti pertumbuhan.

Kenalan dengan Barventis

Barventis lahir sebagai jawaban atas kebutuhan tersebut. Namanya sendiri terdengar sederhana, tapi di baliknya ada usaha membangun sistem yang benar-benar dipikirkan dari sisi manusia yang memakainya sehari-hari bukan cuma soal berpindah dari kertas ke layar komputer, tapi soal membangun kepercayaan lewat proses yang jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.

Fondasi utama Barventis adalah prinsip yang disebut Maker-Checker sebuah pendekatan yang sebenarnya cukup manusiawi kalau dipikir-pikir. Bukankah kita semua pernah butuh orang lain untuk mengecek ulang pekerjaan kita sebelum benar-benar yakin semuanya benar? Prinsip itulah yang diterapkan lewat dua peran berikut:

• Pencatat biasanya petugas gudang atau bar, yang mencatat setiap pergerakan barang masuk maupun keluar
• Pengawas biasanya supervisor, yang meluangkan waktu meninjau catatan tersebut sebelum data stok benar-benar diperbarui

Ada sesuatu yang menenangkan dari alur kerja seperti ini. Pencatat tidak perlu merasa sendirian menanggung beban ketepatan data, karena selalu ada Pengawas yang ikut memeriksa. Pengawas pun tidak perlu meraba-raba kondisi stok, karena semua sudah tercatat rapi dan bisa ditelusuri kapan saja. Setiap transaksi disertai tanda tangan digital bukan sekadar formalitas, tapi cara sederhana untuk mengatakan, “ini saya yang mengerjakan, dan saya bertanggung jawab atasnya.”

Di Balik Layar: Teknologi yang Bekerja Diam-Diam

Seperti kebanyakan aplikasi yang terasa “ringan” dipakai, Barventis sebenarnya menyimpan cukup banyak kerumitan teknis di baliknya hanya saja kerumitan itu sengaja disembunyikan dari penggunanya, supaya Pencatat dan Pengawas bisa fokus bekerja tanpa harus memikirkan hal-hal teknis. Antarmukanya dibangun dengan React 18 dan Vite, dua teknologi yang membuat aplikasi terasa cepat dan responsif, baik dibuka dari laptop di ruang admin maupun dari ponsel di tengah kesibukan bar. Tampilannya dirancang dengan Tailwind CSS agar tetap rapi dan nyaman dilihat, apa pun ukuran layarnya.

Di belakang semua itu, ada Supabase yang berperan seperti “ruang penyimpanan” sekaligus “penjaga gerbang” menyimpan data barang, mengelola siapa yang boleh masuk ke sistem, sampai menyimpan tanda tangan digital dengan aman. Aplikasinya sendiri dihosting lewat Vercel, sehingga bisa diakses kapan saja tanpa perlu proses instalasi yang merepotkan.

Salah satu momen paling penting justru terjadi dalam hitungan detik yang nyaris tak terlihat: saat Pengawas menekan tombol setuju. Di balik satu klik itu, sistem menjalankan sebuah prosedur khusus yang memastikan proses berjalan aman, bahkan jika ada lebih dari satu Pengawas yang kebetulan membuka catatan yang sama di waktu bersamaan. Begitu proses selesai, jumlah stok otomatis diperbarui rapi, dalam satu langkah yang utuh, tanpa risiko data “nyangkut di tengah jalan.”

Ada juga fitur yang mungkin terdengar sepele tapi sebenarnya cukup menyelamatkan waktu: pembuatan laporan otomatis. Cukup pilih rentang tanggal, dan sistem akan menyusun laporan PDF lengkap dengan tanda tangan digital Pencatat dan Pengawas sebagai bukti validasi resmi. Pekerjaan yang dulunya mungkin memakan waktu cukup lama untuk direkap satu per satu, kini bisa selesai secepat menyeduh secangkir kopi.

Proses di Balik Prosesnya: Belajar Sambil Membangun

Membangun Barventis bukan proses yang instan. Tim pengembang menjalani serangkaian tahap yang cukup panjang: mengamati langsung bagaimana alur kerja sehari-hari berjalan di lapangan, berbincang dengan supervisor dan petugas gudang untuk memahami kebutuhan sebenarnya, lalu merancang sistem menggunakan berbagai diagram teknis sebelum akhirnya menuliskannya jadi kode yang berjalan.

Pendekatan yang dipilih adalah metode Agile sebuah cara kerja yang mengutamakan fleksibilitas dan perbaikan bertahap. Alih-alih membangun semuanya sekaligus lalu berharap semua berjalan sempurna dari awal, tim mengembangkan sistem sedikit demi sedikit, menguji, mendengar masukan, lalu menyempurnakan lagi. Pendekatan ini terasa manusiawi juga: mengakui bahwa tidak ada yang langsung sempurna di percobaan pertama, dan itu wajar.

Ada semacam kepuasan tersendiri ketika sebuah sistem yang tadinya cuma diagram di atas kertas, akhirnya benar-benar dipakai oleh orang-orang yang setiap hari bekerja di lapangan.

Sudah Diuji, Bukan Sekadar Diklaim

Sebelum benar-benar dipakai, seluruh fitur utama Barventis mulai dari proses masuk ke sistem, pencatatan barang, proses persetujuan, sampai pembuatan laporan melewati pengujian menyeluruh menggunakan metode black box testing. Sederhananya, pengujian ini dilakukan dengan benar-benar mencoba menggunakan sistem seperti pengguna sungguhan, mengamati apakah hasilnya sesuai harapan, tanpa perlu membedah kode di baliknya.

Berbagai skenario dicoba: mulai dari mencoba masuk dengan data yang benar maupun yang salah, mencatat barang dengan berbagai kombinasi jumlah dan jenis transaksi, sampai memastikan validasi tanda tangan digital benar-benar berfungsi sebelum data bisa dikirim. Semua skenario itu berjalan sesuai rancangan yang diharapkan sebuah tanda kecil namun penting bahwa sistem ini siap dipakai untuk keseharian yang sesungguhnya.

Cerita yang Belum Selesai

Barventis, seperti kebanyakan sistem yang baru lahir, masih punya banyak ruang untuk terus tumbuh. Saat ini fokusnya baru pada satu bagian dari keseluruhan operasional Umatis. Tim pengembang sudah memetakan beberapa arah yang menarik untuk dijelajahi ke depannya: menghubungkan Barventis dengan sistem kasir agar data penjualan dan stok bisa saling “bicara” secara otomatis, menambahkan notifikasi ketika stok mulai menipis sehingga tidak ada yang kebobolan kehabisan bahan di saat genting, hingga membangun dashboard analitik yang lebih kaya untuk membantu melihat pola dan tren dari waktu ke waktu.

Namun yang menarik dari cerita ini sebenarnya bukan cuma soal teknologinya. Ini cerita tentang bagaimana sebuah kebutuhan sederhana mencatat stok bahan baku dengan lebih rapi bisa menjadi jembatan antara dunia kampus dan dunia usaha, antara mahasiswa yang ingin belajar dan sebuah bisnis yang ingin terus berkembang.

Mungkin, di suatu malam Sabtu yang ramai nanti, seorang Pencatat di Umatis akan membuka Barventis di ponselnya, mencatat satu transaksi dengan tenang, lalu kembali menyeduh minuman untuk tamu berikutnya tanpa perlu khawatir catatan itu akan hilang, salah baca, atau sulit ditelusuri esok hari. Dan barangkali, itulah yang sebenarnya dicari dari sebuah teknologi yang baik: bukan yang paling rumit atau paling canggih, tapi yang paling terasa membantu, di tengah kesibukan yang sesungguhnya.