By admin 
TANGERANG SELATAN – Dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan pengadaan logistik sekolah, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang berhasil merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Formulir Online Pengadaan Barang Internal Berbasis Web di SMK Dua Mei. Kegiatan ini dilaksanakan selama periode 22 April 2026 hingga 10 Juni 2026 sebagai bagian dari kegiatan Kerja Praktek.
Kegiatan perancangan sistem diawali dengan melakukan observasi langsung ke lingkungan sekolah serta wawancara bersama pihak guru dan staf tata usaha bagian sarana prasarana. Pada tahap awal tersebut, mahasiswa melakukan pengenalan program sekaligus menyampaikan tujuan pengembangan sistem informasi pengadaan barang berbasis website kepada pihak sekolah.
Dari hasil observasi dan pengumpulan data, ditemukan beberapa kendala dalam proses pengadaan logistik yang masih dilakukan secara manual, seperti keterlambatan pencatatan permohonan barang, risiko kehilangan nota kertas, serta sulitnya proses rekapitulasi data inventaris setiap bulannya. Selain itu, pelacakan dokumen pengajuan pengadaan juga membutuhkan waktu yang cukup lama karena masih menggunakan pesan instan yang tidak terpusat.
Pada tahap awal pelaksanaan Kerja Praktek, mahasiswa melakukan sesi wawancara langsung bersama pihak sekolah SMK Dua Mei guna memperoleh informasi terkait alur pengadaan dan pemesanan barang internal yang sedang berjalan. Kegiatan wawancara ini dilakukan bersama guru serta staf tata usaha bagian sarana prasarana sebagai langkah awal untuk memahami kebutuhan sekolah dalam pengelolaan sirkulasi logistik.
Dalam sesi wawancara tersebut, mahasiswa menanyakan berbagai hal terkait proses pengajuan barang harian, pencatatan persediaan gudang, alur persetujuan oleh kepala sekolah, hingga kendala yang sering dihadapi pihak sekolah dalam pengelolaan data logistik. Selain itu, pihak sekolah juga menyampaikan harapan agar sistem yang dikembangkan nantinya dapat membantu mempercepat proses birokrasi administrasi dan mempermudah pengawasan ketersediaan barang.
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa proses pengajuan masih menggunakan nota fisik konvensional sehingga sering menimbulkan beberapa kendala seperti keterlambatan validasi pimpinan, risiko kehilangan berkas, serta sulitnya koordinasi antara guru pemohon dengan pihak sarana prasarana sekolah.
Melalui hasil analisis mendalam terhadap sistem berjalan tersebut, mahasiswa mengidentifikasi poin-poin krusial yang membutuhkan digitalisasi agar seluruh arsip pengajuan dapat tersimpan dengan aman serta memangkas waktu tunggu persetujuan dokumen.
Berdasarkan hasil analisis tersebut, mahasiswa kemudian merancang sebuah aplikasi berbasis website menggunakan framework Next.js dan basis data MySQL yang mampu membantu pihak sekolah dalam mengelola pengadaan barang secara lebih cepat, praktis, dan terstruktur. Sistem yang dikembangkan memiliki berbagai fitur utama, seperti login multi-peran untuk admin dan guru, pengelolaan data stok gudang, pengisian formulir pengajuan digital, alur persetujuan otomatis, hingga pencetakan laporan pengadaan.
Dalam proses pengembangan aplikasi, tampilan website dirancang sederhana dan mudah digunakan agar memudahkan guru maupun staf sekolah dalam mengoperasikan sistem. Penyimpanan data secara digital pada server produksi Hostinger juga diharapkan mampu meningkatkan keamanan data serta meminimalisir terjadinya kehilangan data transaksi internal sekolah.
Pada tahap pengembangan sistem, mahasiswa berhasil merancang tampilan dashboard website yang digunakan sebagai pusat pengelolaan data pengadaan barang sekolah. Dashboard website dibuat dengan tampilan sederhana, responsif, dan mudah dipahami agar memudahkan pengguna dalam mengoperasikan sistem dari berbagai perangkat.
Dashboard utama menampilkan berbagai menu penting seperti katalog barang, formulir pemesanan, formulir pengadaan aset baru, persetujuan dokumen untuk kepala sekolah, serta riwayat pelacakan transaksi. Selain itu, sistem juga dilengkapi dengan fitur login keamanan ketat untuk menjaga kerahasiaan data agar hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki hak akses resmi.
Tampilan dashboard dirancang dengan navigasi yang terstruktur sehingga guru, staf tata usaha, maupun pimpinan sekolah dapat melakukan proses penginputan dan verifikasi data dengan lebih cepat dan efisien. Melalui dashboard website ini, proses monitoring sirkulasi logistik sekolah menjadi lebih mudah dilakukan secara digital dan waktu nyata.
Memasuki tahap implementasi, mahasiswa melakukan presentasi dan demonstrasi aplikasi secara langsung kepada pihak sekolah SMK Dua Mei. Pada sesi tersebut, dijelaskan cara penggunaan sistem mulai dari proses login, pengisian formulir pemesanan barang, mekanisme validasi persetujuan, hingga proses pemantauan stok gudang.
Tidak hanya melakukan presentasi, pihak sekolah juga diberikan kesempatan untuk mencoba langsung sistem yang telah dikembangkan secara daring. Proses uji coba dilakukan guna memastikan seluruh fitur berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Berbagai masukan dan saran dari guru maupun staf sekolah turut menjadi bahan evaluasi untuk penyempurnaan sistem sebelum digunakan secara penuh.
Sebagai tahap akhir kegiatan Kerja Praktek, Aplikasi Formulir Online Pengadaan Barang Internal Berbasis Web secara resmi diserahkan kepada pihak SMK Dua Mei sebagai bentuk kontribusi nyata dalam mendukung digitalisasi administrasi sekolah. Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses pengelolaan logistik sekolah menjadi lebih efektif, efisien, dan modern.
Melalui kegiatan ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman praktik secara langsung di lapangan, tetapi juga mampu memberikan solusi teknologi yang bermanfaat bagi dunia pendidikan, khususnya dalam mendukung transformasi digital di lingkungan sekolah.